Quy định kỳ quy ước xuất hóa đơn dịch vụ mới 2025

Kỳ quy ước xuất hóa đơn là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kế toán và thuế, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là thời điểm mà hóa đơn được lập và xuất ra cho các giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Quy định này giúp doanh nghiệp quản lý thuế một cách hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan đến hóa đơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá chi tiết về kỳ quy ước xuất hóa đơn, ý nghĩa, quy định, và những điểm cần lưu ý cho doanh nghiệp.

Những lỗi sai thường gặp khi xuất hoá đơn điện tử

Những sai xót thường gặp khi xuất hoá đơn

Các kế toán viên và chuyên viên thuế cần hiểu và nắm rõ các quy định về xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro phạt do sai sót trong xuất hóa đơn.

Xuất hoá đơn không đúng thời điểm

Đây là lỗi phổ biến, dẫn đến việc doanh nghiệp phải đối diện với các khoản phạt từ cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp và khách hàng cần thoả thuận kỳ quy ước xuất hóa đơn. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn quy định như sau:

Khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm đó hoặc chậm nhất là trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Đối với những giao dịch qua thương mại điện tử hoặc dịch vụ trực tuyến, thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, thường không quá 7 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch.

Có những trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp cần lưu ý khi xuất hóa đơn như:

Dịch vụ vận tải hàng hóa: Hóa đơn phải được lập không muộn hơn 5 ngày kể từ khi xuất chứng từ dịch vụ.

Dịch vụ thường xuyên: Các hợp đồng dài hạn hoặc dịch vụ được cung cấp định kỳ thường sẽ có cách thức tính kỳ quy ước riêng biệt.

Thiếu thông tin

Hóa đơn cần phải đầy đủ thông tin theo quy định pháp luật được quy định rõ tại Điều 10 Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7/2025. Do đó, nội dung trên hoá đơn điện tử cần ghi rõ bao gồm: tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hoá đơn điện tử, số HĐ. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. Chữ ký số của người bán/ người mua. Thời điểm lập hoá đơn. Thời điểm ký số trên hoá đơn điện tử (HĐĐT). Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ….

Nếu thiếu thông tin có thể dẫn đến tình trạng hóa đơn không hợp lệ, gây khó khăn trong quá trình kiểm tra và thanh tra.

Lỗi xuất hoá đơn ngược thời gian

Hành vi lập hoá đơn sai thời điểm có thể bị phạt từ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Bởi hành vi xuất xuất ngược thời gian là hành vi vi phạm pháp luật. Nên doanh nghiệp cần lưu ý đến việc ghi rõ ngày tháng và thời gian trên hoá đơn. Ngày ghi trên hoá đơn điện tử phải là ngày phát sinh giao dịch, giao hàng hoặc thu tiền.

2 Quy định lập hoá đơn dịch vụ theo nghị định 70/2025/NĐ-CP mới

Quy định về thời điểm lập hoá đơn 

Quy định về kỳ quy ước xuất hoá đơn dịch vụ căn cứ theo nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể tại điểm a khoản 4 Điều 9 quy định như sau:

” Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa bên bán và bên mua thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước được xác định theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.”

Như vậy, điểm này cho thấy nhà nước tạo điều kiện cho doanh nghiệp và khách hàng có thể linh hoạt thoả thuận về kỳ quy ước xuất hoá đơn. Tuy nhiên, kỳ quy ước trùng với tháng dương lịch (từ ngày 01 đến 30 hàng tháng) hay có thể xác định theo mốc thời gian khác (chẳng hạn từ 15/9 đến 15/10). Hơn nữa không có giới hạn tối đa về thời gian hay câu chữ, nghĩa là hai bên có thể thoả thuận kỳ quy ước xuất hoá đơn dài hơn một tháng, hai – ba tháng, thậm chí sáu tháng.

Quy định kỳ quy ước xuất hoá đơn theo nghị định 70/2025/NĐ-CP

Các kỳ quy ước xuất hóa đơn theo ngành nghề

Ngành dịch vụ

Trong ngành dịch vụ, kỳ quy ước xuất hóa đơn thường phụ thuộc vào tính chất của hợp đồng và thời điểm hoàn thành dịch vụ. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần thiết lập kỳ quy ước linh hoạt để tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn.

Ngành sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất, kỳ quy ước có thể được xác định dựa trên quá trình giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu hàng hóa. Doanh nghiệp cần chú ý đến các quy định pháp lý để tránh những sai sót không đáng có.

Ngành thương mại điện tử

Ngành thương mại điện tử có quy trình đặc thù trong việc lập hóa đơn. Các hóa đơn cần phải được xuất ngay khi giao dịch được thực hiện thành công trên nền tảng trực tuyến. Do đó, việc tự động hóa quy trình này trở nên cực kỳ cần thiết.

Dịch vụ xuất hoá đơn điện tử

Dịch vụ xuất hoá đơn điện tử

Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, MCC.Group thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải. Dịch vụ xuất hóa đơn điện tử của chúng tôi mang đến những lợi ích:

Hóa đơn được phát hành đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo đúng các quy định hiện hành. Đội ngũ nhân viên luôn cập nhật những thay đổi mới nhất từ Tổng cục Thuế để ứng dụng và thực hiện xuất nội dung hoá đơn theo đúng quy định. Đồng thời cập nhập mọi thông tin mới nhất cho quý doanh nghiệp.

Quy trình kỳ quy ước xuất hóa đơn được thực hiện bởi các chuyên gia kế toán có trên 5 năm kinh nghiệm giúp giảm thiểu tối đa sai sót, không còn tốn kém chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy. Chi phí dịch vụ xuất hoá đơn điện tử linh hoạt hợp lý tuỳ thuộc vào tình trạng của mỗi doanh nghiệp.

MCC.Group có nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp như phần mềm kế toán nội bộ, phần mềm xuất hoá đơn, phần mềm đọc và nhập dữ liệu hoá đơn, phần mềm lưu trữ,…. tạo ra một hệ sinh thái đồng bộ và hiệu quả.

Hơn nữa, MCC.group có hệ thống bảo mật dữ liệu riêng. Thế nên dữ liệu hóa đơn, sổ sách kế toán được mã hóa và bảo vệ 3 lớp, đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh rủi ro mất mát hoặc rò rỉ thông tin.

Kỳ quy ước xuất hóa đơn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Những quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã tạo ra những thay đổi rõ rệt trong việc lập hóa đơn, nhằm tối ưu hóa quá trình quản lý thuế và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định, sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp lý, và luôn cập nhật các thông tin mới để tránh được các rủi ro không đáng có. H