Cách đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới 2026

Doanh nghiệp vừa thành lập và bắt đầu ký hợp đồng lao động sẽ phải làm ngay một việc: đăng ký BHXH (bảo hiểm xã hội) cho nhân sự. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ xem đây là thủ tục phụ, để đến khi có thanh tra hoặc nhân viên thắc mắc quyền lợi mới vội vàng xử lý. Cách làm đó dễ dẫn đến truy thu, nộp phạt và mất uy tín với người lao động.

Bài viết này MCC Group sẽ tổng hợp trình tự đăng ký BHXH lần đầu theo quy định đang áp dụng, kèm các lỗi thường gặp và những thay đổi mới mà doanh nghiệp cần nắm.

1. Ai thuộc diện phải đăng ký BHXH?

Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 thay thế Luật BHXH 2014 làm khung pháp lý chính. Về cơ bản, người sử dụng lao động và người lao động đều có nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc, và doanh nghiệp là bên chịu trách nhiệm đăng ký BHXH cho người lao động.

• Về phía đơn vị, nghĩa vụ áp dụng với công ty, hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ hợp tác, cơ quan và tổ chức có thuê mướn lao động theo hợp đồng.
• Về phía người lao động, nhóm phổ biến nhất là người làm việc theo hợp đồng lao động (kể cả hợp đồng thời hạn ngắn), cán bộ, công chức, viên chức, và người quản lý doanh nghiệp hưởng tiền lương. Luật mới còn mở rộng đối tượng, nên doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào hiểu biết cũ. Hãy rà soát lại từng vị trí, đặc biệt là người giữ chức danh quản lý và người làm việc bán thời gian, trước khi đăng ký BHXH.

2. Bộ hồ sơ đăng ký cần chuẩn bị

Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu của doanh nghiệp gồm các thành phần chính sau:

• Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS): dùng để đăng ký, điều chỉnh thông tin của doanh nghiệp và đề nghị cấp mã đơn vị.
• Danh sách lao động (Mẫu D02-LT): liệt kê những người đủ điều kiện tham gia, kèm mức lương và thời điểm bắt đầu đóng.
• Tờ khai của từng người lao động (Mẫu TK1-TS): áp dụng với người chưa có mã số BHXH.
• Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc văn bản tương đương.
• Giấy ủy quyền: cần khi người đi nộp không phải người đại diện theo pháp luật.

Người lao động đã từng đóng BHXH thì chỉ cần cung cấp mã số BHXH hiện có, không phải kê khai lại như người đăng ký lần đầu.

Lưu ý: Từ 01/7/2026, việc đăng ký thông tin lao động được gắn với hồ sơ BHXH, nên tờ khai có thể phải bổ sung thêm một số trường thông tin. Hãy tải biểu mẫu mới nhất từ cổng của BHXH Việt Nam, đừng dùng lại file cũ từ năm trước.

3. Nộp hồ sơ đăng ký bằng cách nào?

• Nộp điện tử là lựa chọn nên ưu tiên. Doanh nghiệp đăng ký giao dịch trên Cổng giao dịch điện tử BHXH hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia, ký bằng chữ ký số và theo dõi tiến độ xử lý ngay trên hệ thống. Ưu điểm là tiết kiệm thời gian đi lại, ít bị thất lạc giấy tờ và dễ lưu vết khi cần đối chiếu.
• Nộp trực tiếp vẫn được chấp nhận tại bộ phận tiếp nhận của cơ quan BHXH có thẩm quyền. Trong vài năm gần đây, hệ thống tổ chức của ngành BHXH đã có sự sắp xếp lại, nên trước khi đến nộp, hãy gọi hoặc tra cứu để biết chính xác nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký BHXH theo địa chỉ trụ sở của bạn.

Doanh nghiệp nên ưu tiên hình thức nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian và theo dõi tiến trình dễ dàng hơn.

4. Quy trình đăng ký BHXH lần đầu từng bước

Bước 1 – Rà soát nhân sự và hợp đồng. Lập danh sách người thuộc diện bắt buộc, xác định ngày hợp đồng có hiệu lực và mức lương làm căn cứ đóng.

Bước 2 – Kê khai hồ sơ. Điền các mẫu tờ khai, đối chiếu mã số thuế, họ tên, số định danh cá nhân với giấy tờ gốc. Chỉ cần sai một ký tự ở số định danh là hồ sơ đăng ký BHXH có thể bị trả lại.

Bước 3 – Nộp hồ sơ. Gửi qua mạng bằng chữ ký số hoặc đến nộp trực tiếp, sau đó giữ lại biên nhận hoặc mã hồ sơ.

Bước 4 – Chờ xử lý, bổ sung nếu được yêu cầu. Cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ. Nếu thiếu hoặc sai, họ sẽ thông báo để doanh nghiệp chỉnh sửa. Với trường hợp cấp mới, thời gian xử lý thường vào khoảng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 5 – Nhận mã đơn vị và bắt đầu đóng hằng tháng. Sau khi đăng ký thành công và có mã đơn vị, doanh nghiệp trích phần đóng của người lao động từ lương, cộng phần của mình và nộp đúng hạn mỗi tháng.

5. Thời hạn và mức phạt nếu chậm đăng ký BHXH

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng lao động có hiệu lực. Đây là mốc nhiều đơn vị tư vấn nhắc đến, và một số tài liệu có thể dẫn chiếu thời hạn khác tùy tình huống cụ thể, nên hãy xác nhận với cơ quan BHXH nếu trường hợp của bạn đặc biệt.

Điều đáng chú ý hơn là mức xử phạt đã thay đổi. Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/9/2026, quy định phạt tiền đối với hành vi không đăng ký BHXH hoặc đăng ký không đầy đủ người lao động thuộc diện bắt buộc, với khung phạt cao nhất lên tới 150 triệu đồng. Riêng lỗi không đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động có thể bị phạt từ 1 đến 2 triệu đồng tính trên mỗi người lao động.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải truy đóng số tiền BHXH chưa nộp và chịu khoản tiền lãi chậm đóng. Về lâu dài, thiệt hại lớn nhất là người lao động không được hưởng đúng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Khi đó tranh chấp nội bộ gần như chắc chắn xảy ra.

6. Những sai sót doanh nghiệp mới hay mắc phải

• Quên đăng ký cho nhân viên thử việc chuyển chính thức. Hãy theo dõi ngày hợp đồng chính thức để báo tăng kịp thời.
• Kê khai mức lương đóng thấp hơn thực tế. Làm vậy tiết kiệm được ít tiền trước mắt nhưng dễ bị truy thu khi thanh tra đối chiếu bảng lương.
• Nhập sai số định danh hoặc họ tên. Lỗi nhỏ này làm hồ sơ bị trả về nhiều lần.
• Nhầm lẫn giữa sổ BHXH điện tử trên VNeID và thủ tục đăng ký BHXH. Sổ điện tử chỉ phục vụ việc quản lý và hiển thị dữ liệu, không thay thế nghĩa vụ đăng ký của doanh nghiệp.
• Dùng biểu mẫu cũ. Mẫu thay đổi theo từng đợt cập nhật, hồ sơ dùng mẫu cũ có thể bị yêu cầu làm lại.

7. Câu hỏi thường gặp

Công ty chưa có nhân viên chính thức thì có phải đăng ký BHXH không?
Chưa phát sinh người lao động thuộc diện bắt buộc thì chưa phải đóng. Tuy nhiên, hãy đăng ký ngay khi ký hợp đồng lao động đầu tiên.

Có thể thuê dịch vụ kế toán đăng ký BHXH thay không?
Có, miễn là có giấy ủy quyền hợp lệ. Doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm pháp lý, nên cần kiểm tra lại hồ sơ trước khi đơn vị dịch vụ nộp.

Người lao động nước ngoài có phải tham gia không?
Một số trường hợp lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cũng thuộc diện bắt buộc. Điều kiện cụ thể phụ thuộc vào loại giấy phép lao động và hợp đồng, nên cần kiểm tra riêng từng người.

Sau khi đăng ký BHXH xong cần làm gì tiếp?
Doanh nghiệp cần thiết lập lịch kê khai, nộp tiền hằng tháng, cập nhật khi nhân sự tăng giảm hoặc đổi lương, và lưu hồ sơ phục vụ đối chiếu.

Xem thêm Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp Đồng Nai

📞 Hotline/Zalo: 0973 53 59 56

Địa chỉ 1: Số 26/116A Đặng Đức Thuật, Phường Tam Hiệp, TP. Đồng Nai

Địa chỉ 2: 119 Hà Huy Giáp, P.Trấn Biên, TP Đồng Nai