Nên thuê kế toán ngoài từ công ty hay cá nhân?

Kế toán ngoài đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa cần xây dựng bộ phận kế toán riêng. Tuy nhiên, một câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm là: nên thuê kế toán ngoài từ công ty hay thuê một cá nhân làm kế toán?

Nếu phải lựa chọn, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng dịch vụ kế toán ngoài từ công ty kế toán chuyên nghiệp. Lý do không chỉ nằm ở năng lực chuyên môn mà còn ở quy trình làm việc, khả năng hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh và tính ổn định trong suốt quá trình hợp tác. Bài viết này MCC Group sẽ nêu lý do vì sao nên chọn dịch vụ từ công ty kế toán hơn là chọn dịch vụ từ cá nhân.

1. Kế toán ngoài là gì?

Kế toán ngoài là hình thức doanh nghiệp hay hộ kinh doanh thuê một cá nhân hoặc đơn vị bên ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán thay vì tuyển hẳn một bộ phận nhân sự kế toán làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp.

Tùy nhu cầu, doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể thuê kế toán ngoài để thực hiện các công việc như:

• Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán.
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
• Kê khai và nộp các loại báo cáo thuế theo định kỳ.
• Theo dõi hóa đơn đầu vào, đầu ra.
• Lập báo cáo tài chính cuối năm.
• Quyết toán thuế.
• Tư vấn các vấn đề liên quan đến kế toán và thuế.

Hình thức này giúp doanh nghiệp không phải xây dựng một bộ máy kế toán đầy đủ ngay từ đầu, đồng thời vẫn có người phụ trách các công việc chuyên môn cần thiết.

2. Nên thuê kế toán ngoài từ công ty hay cá nhân?

Cả công ty kế toán và cá nhân nhận làm kế toán đều có thể cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu xét về tính ổn định và khả năng hỗ trợ lâu dài, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn dịch vụ từ công ty kế toán.

Thuê cá nhân có thể có ưu điểm về sự linh hoạt và mức chi phí phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, hình thức này cũng có hạn chế là doanh nghiệp dễ phụ thuộc vào một người. Trong khi đó, khi thuê kế toán ngoài từ một công ty, công việc thường được thực hiện theo quy trình và có đội ngũ hỗ trợ phía sau.

Nếu đang tìm kiếm dịch vụ kế toán ngoài, nên trao đổi trước với đơn vị cung cấp để xác định chính xác nhu cầu, phạm vi công việc và chi phí trước khi ký hợp đồng. Điều này giúp tránh tình trạng chọn dịch vụ giá thấp nhưng sau đó phát sinh thêm nhiều khoản chi phí hoặc công việc không nằm trong thỏa thuận ban đầu. Quan trọng nhất, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào mức phí. Một dịch vụ kế toán tốt cần đáp ứng được ba yếu tố: đúng công việc – rõ trách nhiệm – hỗ trợ khi doanh nghiệp phát sinh vấn đề.

3. Vì sao nên ưu tiên thuê kế toán ngoài từ công ty?

Hạn chế phụ thuộc vào một cá nhân

• Một trong những vấn đề thường gặp khi thuê cá nhân làm kế toán ngoài là doanh nghiệp phụ thuộc khá nhiều vào người trực tiếp xử lý hồ sơ. Nếu người này nghỉ hoặc không thể tiếp tục công việc, việc bàn giao chứng từ, dữ liệu và tình trạng kê khai thuế có thể mất thời gian.
• Với công ty kế toán, trường hợp người phụ trách trực tiếp thay đổi, đơn vị có thể bố trí nhân sự khác tiếp nhận công việc. Điều này giúp hoạt động kế toán của doanh nghiệp ổn định hơn.

Có quy trình làm việc rõ ràng

Một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp thường có quy trình tiếp nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ cụ thể.

Doanh nghiệp có thể biết rõ:

• Hồ sơ cần cung cấp.
• Công việc được thực hiện.
• Thời hạn hoàn thành.
• Người phụ trách.
• Cách bàn giao và lưu trữ hồ sơ.

Quy trình rõ ràng giúp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ, bỏ sót công việc hoặc không xác định được hồ sơ đang ở giai đoạn nào.

Trách nhiệm giữa hai bên được xác định rõ

Khi sử dụng dịch vụ kế toán ngoài từ công ty, doanh nghiệp thường ký hợp đồng dịch vụ, trong đó xác định rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các bên. Đây là điểm quan trọng bởi công việc kế toán liên quan trực tiếp đến hồ sơ, số liệu, thuế và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Do đó, thay vì chỉ thỏa thuận bằng lời nói với một cá nhân, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị có hợp đồng và quy trình làm việc rõ ràng.

Có thêm nguồn lực khi phát sinh vấn đề

Kế toán doanh nghiệp không phải lúc nào cũng chỉ xử lý những nghiệp vụ đơn giản. Trong quá trình hoạt động có thể phát sinh nhiều vấn đề như hóa đơn sai, chứng từ thiếu, kê khai chưa chính xác, quyết toán thuế hoặc những thay đổi về chính sách.

Khi thuê một công ty kế toán, doanh nghiệp có thể nhận được sự hỗ trợ từ nhiều nhân sự có chuyên môn khác nhau thay vì chỉ phụ thuộc vào một người. Điều này giúp hạn chế sai sót hơn trong quá trình làm việc.

So sánh thuê kế toán ngoài từ công ty và cá nhân

Bảng so sánh trên không có nghĩa mọi cá nhân làm kế toán ngoài đều không tốt. Trên thực tế, nhiều kế toán có kinh nghiệm vẫn có thể cung cấp dịch vụ chất lượng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn tìm một giải pháp ổn định, có quy trình và có khả năng hỗ trợ lâu dài, công ty kế toán thường là lựa chọn đáng cân nhắc hơn.

4. Thuê kế toán ngoài mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tiết kiệm chi phí vận hành

• Tự xây dựng bộ phận kế toán đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chi trả tiền lương, bảo hiểm, trang thiết bị và nhiều chi phí liên quan đến nhân sự.
• Với dịch vụ kế toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế, từ đó giảm áp lực duy trì bộ máy kế toán riêng.

Tiết kiệm thời gian

• Không phải chủ doanh nghiệp nào cũng có chuyên môn về kế toán và thuế. Việc tự theo dõi chứng từ, hóa đơn, thời hạn kê khai hay báo cáo có thể chiếm nhiều thời gian.
• Thuê kế toán ngoài giúp doanh nghiệp có người phụ trách các công việc chuyên môn, để chủ doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh và quản lý.

Hạn chế sai sót về kế toán và thuế

• Các sai sót trong kế toán có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hồ sơ, kê khai bổ sung hoặc phát sinh những vấn đề liên quan đến nghĩa vụ thuế.
• Một đơn vị chuyên nghiệp có quy trình kiểm tra và theo dõi hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế những sai sót không đáng có.

Được hỗ trợ khi chính sách thay đổi

• Chính sách về thuế, hóa đơn, kế toán và các nghĩa vụ liên quan có thể thay đổi theo từng thời kỳ.
• Doanh nghiệp sử dụng kế toán ngoài có thể được cập nhật và tư vấn những nội dung liên quan trực tiếp đến hoạt động của mình, thay vì phải tự theo dõi toàn bộ thay đổi.

5. Khi nào nên thuê kế toán ngoài?

Kế toán ngoài đặc biệt phù hợp với những trường hợp sau:

• Doanh nghiệp mới thành lập: Chưa có nhiều nghiệp vụ phát sinh và chưa cần tuyển một bộ phận kế toán đầy đủ.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Khối lượng công việc chưa đủ lớn để duy trì đội ngũ kế toán riêng.
• Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí: Muốn giảm chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo các công việc kế toán, thuế được thực hiện.
• Doanh nghiệp ít nhân sự kế toán: Cần một đơn vị bên ngoài hỗ trợ thêm cho kế toán nội bộ của công ty hoặc đang trong thời gian tuyển dụng hay thay đổi nhân sự.
• Doanh nghiệp muốn được hỗ trợ thêm về thuế: Không chỉ cần người nhập liệu mà còn cần tư vấn, kiểm tra và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế.
• Hộ kinh doanh không có nhiều nhân sự: Do quy mô và chi phí vận hành nên không tuyển nhiều nhân sự, kể cả nhân sự kế toán.
• Hộ kinh doanh không am hiểu về luật thuế: Đây là điểm yếu lớn nhất trong quá trình kinh doanh của hộ kinh doanh, vì thế nên rất cần đến kế toán dịch vụ ngoài.

Những điều cần lưu ý khi thuê kế toán ngoài

Không nên lựa chọn dịch vụ kế toán ngoài chỉ dựa trên tiêu chí giá rẻ. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ:

• Phạm vi công việc: Đơn vị sẽ thực hiện những công việc nào? Có bao gồm kê khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế hay không?
• Chi phí dịch vụ: Mức phí đã bao gồm những công việc nào và có phát sinh thêm khi doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc biệt hay không?
• Quy trình bàn giao: Chứng từ, dữ liệu và hồ sơ của doanh nghiệp được tiếp nhận, xử lý và lưu trữ như thế nào?
• Trách nhiệm của các bên: Hợp đồng cần thể hiện rõ trách nhiệm khi xảy ra sai sót hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện.
• Khả năng hỗ trợ: Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có khả năng hỗ trợ khi phát sinh vấn đề thay vì chỉ thực hiện công việc định kỳ.

6. Dịch vụ kế toán thuế tại MCC Group

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ kế toán tại Đồng Nai – Bình Dương – Hồ Chí Minh, MCC Group cung cấp giải pháp kế toán – thuế phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:

• Tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp sổ sách chứng từ.
• Hạch toán sổ sách kế toán, theo dõi các nghiệp vụ thu – chi, công nợ và doanh thu, chi phí.
• Theo dõi và xử lý hóa đơn đầu vào, đầu ra
• Kê khai và nộp các báo cáo thuế định kỳ.
• Lập báo cáo tài chính cuối năm, báo cáo quyết toán.
• Rà soát số liệu kế toán – thuế.
• Hỗ trợ khi có yêu cầu giải trình, quyết toán hoặc kiểm tra thuế theo phạm vi dịch vụ.
• Tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán, lương, BHXH và pháp lý doanh nghiệp khi phát sinh trong quá trình hoạt động.

Với đội ngũ thực hiện các nghiệp vụ kế toán – thuế – pháp lý, MCC Group hướng đến việc giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc kế toán nội bộ nhưng vẫn kiểm soát được tình hình sổ sách và nghĩa vụ thuế.

Xem thêm  Dịch vụ kế toán MCC.Group khác biệt

Doanh nghiệp đang cần thuê kế toán ngoài có thể liên hệ  chúng tôi để được tư vấn phạm vi công việc và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với tình hình thực tế. Liên hệ ngay MCC Group để được tư vấn miễn phí.

Hotline/Zalo: 0973 53 59 56

Địa chỉ 1: Số 26/116A Đặng Đức Thuật, Phường Tam Hiệp, TP. Đồng Nai

Địa chỉ 2: 119 Hà Huy Giáp, P.Trấn Biên, TP Đồng Nai