Chechlist A-Z: Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế

Khi doanh nghiệp nhận được thông báo thanh tra thuế hay thông báo quyết toán thuế từ cơ quan quản lý khiến bạn phải lo lắng, bất an. Do đó, bài viết này MCC.Group sẽ hỗ trợ quý vị chuẩn bị một checklist hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế đầy đủ, giúp doanh nghiệp rà soát và hoàn thiện hồ sơ một cách có hệ thống. Từ đó giảm thiểu tối đa rủi ro bị truy thu thuế hoặc bị xử phạt hành chính. Hãy theo dõi hết bài viết sau nhé!

1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp chung

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế đầu tiên là hồ sơ pháp lý doanh nghiệp. Bởi đây là những tài liệu cơ bản mà bất kỳ đoàn thanh tra thuế nào cũng yêu cầu để xác định tư cách pháp nhân và quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Các loại hồ sơ	Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế chi tiết	Căn cứ pháp lý
Giấy tờ pháp lý	Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh, Giấy phép đầu tư (nếu có)	Luật Doanh nghiệp 2020
Hồ sơ thay đổi pháp lý (nếu có)	Các Quyết định, Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội cổ đông về việc thay đổi vốn, địa chỉ, người đại diện pháp luật,… Giấy phép kinh doanh thay đổi các lần	Luật Doanh nghiệp 2020
Quyết định Kế toán	Quyết định về việc áp dụng Chế độ kế toán, Hình thức kế toán, Người phụ trách kế toán/Kế toán trưởng.	Luật Kế toán 2015
Đăng ký Thuế	Văn bản thông báo về tài khoản ngân hàng, đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ, đăng ký sử dụng hóa đơn, đăng ký người phụ thuộc (TNCN)	Luật Quản lý Thuế 2019
Quy chế Nội bộ	Điều lệ công ty, Quy chế lương thưởng, Hợp đồng lao động mẫu.	Bộ luật Lao động 2019

Doanh nghiệp cần lưu ý đối với các tài liệu sao y phải có đóng mộc dấu hoặc dấu giáp lai các hồ sơ đầy đủ và rõ ràng để cung cấp cho đoàn thanh tra.

2. Hồ sơ về sổ sách kế toán

Khi doanh nghiệp hoạt động, việc quản lý và ghi chép sổ sách kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động tài chính. Đặc biệt, khi có cuộc thanh tra thuế diễn ra, hồ sơ về sổ sách kế toán càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế về sổ sách kế toán

Tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) và Bảng kê đầu ra, đầu vào tương ứng ( có tên hàng hoá )

Giấy nộp tiền ngân sách của các loại thuế: Thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN, .)

Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn (Trường hợp trước năm 2020 khi còn dùng hoá đơn giấy)

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Trường hợp trước năm 2020 khi còn dùng hoá đơn giấy)

Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN các năm quyết toán

Bảng tính giá thành

Bảng đăng ký định mức từng thời điểm của từng loại sản phẩm

Lưu ý kiểm tra hồ sơ chứng từ kế toán

Bạn kiểm tra lại số trên bảng kê đã khớp với số trên tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) chưa? kiểm tra doanh thu đã khớp với các chỉ tiêu bán ra chưa? Hóa đơn đã sắp xếp theo bảng kê chưa? Hóa đơn đã đầy đủ theo bảng kê chưa? Thiếu hoặc sai thì Ghi chú lại để kiểm tra.

Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giữa các Quý xem đã khớp nhau chưa? Các hóa đơn “Xóa bỏ” có đầy đủ các liên chưa? Xem lại tờ khai Quyết toán thuế TNDN điều chỉnh tăng, giảm chi phí doanh thu gì không? Ghi chú lại từng năm nếu có phát sinh để giải trình.

Kiểm tra số dư TK 133 trên CĐKT có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cuối cùng của năm chưa?. Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân và ghi chú lại để giải trình.

3. Hồ sơ lương doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thanh tra thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị về hồ sơ lương có các tài liệu sau:

Tờ khai khấu trừ thuế tncn

Tờ khai Quyết toán thuế TNCN các năm quyết toán

Cam kết 02 – uỷ quyền quyết toán ( nếu có)

Hợp đồng lao động.

Chứng từ khấu trừ thuế tncn cấp cho người lao động(nếu có)

Bảng lương từng tháng, bảng chấm công

Quyết định tăng lương, quyết định thưởng

Lưu ý kiểm tra hồ sơ lương

Bạn kiểm tra xem các hợp đồng lao động đã đầy đủ hay chưa? Thiếu hợp đồng lao động của những ai thì ghi chú lại để bổ sung. Các khoản lương, thưởng, phụ cấp… đã thể hiện rõ trong Hợp đồng lao động, Quy chế của công ty hay chưa? Những khoản chi trả lương bằng tiền mặt có đầy đủ chữ ký của người lao động hay chưa? Các Quyết định tăng lương, thưởng trong năm đã đầy đủ chưa? Ghi chú lại nếu thiếu thì bổ sung.

4. Hồ sơ về khoản vay của doanh nghiệp 

Bộ hồ sơ của khoản vay doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu sau:

Hợp đồng vay

Khế ước nhận nợ (kèm các chứng từ thanh toán, hoá đơn photo của nhà cung cấp mà công ty vay để trả, hợp đồng mua bán hàng hoá.)

Lưu ý cách kiểm tra hồ sơ khoản vay

Kiểm tra các khoản vay phát sinh trong năm có đầy đủ hợp đồng không, đủ khế ước nhận nợ không? Chi phí lãi vay có phải vốn hóa hay tính được tính chi phí được trừ hết không? Đồng thời lưu ý xem lại phần tiền mặt và vốn điều lệ. Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa?

5. Hồ sơ các khoản công nợ

Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra

Phụ lục hợp đồng kinh tế

Biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản xác nhận công nợ.

Lưu ý kiểm tra hồ sơ các khoản công nợ: 

Kiểm tra xem đã có đủ hợp đồng kinh tế hay chưa? Không yêu cầu có hết nhưng phải có của những khách hàng, nhà cung cấp lớn hoặc số dư lớn? Những khách hàng ứng trước tiền hàng kiểm tra xem hợp đồng có điều khoản ứng trước hay không? Những khách hàng có biên bản đối chiếu công nợ đã khớp với số dư trên sổ kế toán hay chưa?

6. Hồ sơ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 

Hồ sơ gồm: Số quỹ; Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; Phiếu thu, chi, chứng từ NH

Lưu ý kiểm tra về hồ sơ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra xem sổ quỹ có bị âm thời điểm hay không. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng đã khớp với sao kê ngân hàng chưa? Phiếu thu , chi tiền mặt đã hợp lý, hợp lệ chưa?

7. Hồ sơ chuẩn bị thanh tra thuế về hàng tồn kho 

Hồ sơ về hàng tồn kho bao gôm: tổng hợp nhập xuất tồn; Phiếu nhập kho, xuất kho; Sổ chi tiết vật tư.

Lưu ý kiểm tra về hồ sơ tồn kho gồm các vấn đề: Số liệu trên bảng NXT có khớp với trên bảng CĐPS hay không? Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký hay chưa? Bộ hồ sơ đã đầy đủ các chứng từ kèm theo:

Yêu cầu mua hàng, Phiếu nhập, hoá đơn, Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao của bên bán, biên nghiệm thu chất lượng vật tư, yêu cầu mua hàng, chứng từ thanh toán.

8. Hồ sơ về tài sản cố định của doanh nghiệp 

Bảng tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ); Biên bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản nghiệm thu tài sản cố định, biên bản nghiệm thu đánh giá chất lượng ts. Hoá đơn. Hợp đồng hoặc bộ từo khai khập khẩu và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý kiểm tra về hồ sơ tài sản cố định với các nội dung: Kiểm tra lại số phân bổ trong năm trên sổ kế toán (PS Có TK 214) và trên bảng tính khấu hao đã khớp nhau hay chưa? Các TSCĐ phát sinh tăng đã đầy đủ hồ sơ, hóa đơn chứng từ hợp lệ chưa? TSCĐ giảm trong kỳ đã có biên bản thanh lý chưa?

Trong trường hợp thanh lý cần có các hồ sơ như Biên bản họp; Quyết định thanh lý; Biên bản đánh giá lại tài sản; Biên bản thanh lý tài sản.

9. Hồ sơ về công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ hồ sơ gồm: Bảng tính phân bổ CDDC hoá đơn chứng từ.

Lưu ý kiểm tra về công cụ dụng cụ hồ sơ: Kiểm tra xem Phát sinh bên Nợ đã khớp với giá trị những tài sản tăng trong năm trên bảng tính phân bổ hay chưa? Phát sinh Có TK 242 đã khớp với bảng tính phân bổ hay chưa?

10. Hồ sơ về các khoản thanh toán trên 20 triệu đồng

Doanh nghiệp có các khoản thanh toán trên 20 triệu đồng thì cần hóa đơn có giá trị trên 20 triệu và thanh toán tiền mặt trên 20 triệu.

Lưu ý hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế về các khoản thanh toán trên 20 triệu như sau: Photo các hóa đơn trên 20 triệu kẹp cùng UNC để giải trình với cơ quan thuế nếu được hỏi. Kiểm tra xem TK 111 có những nghiệp vụ chi trả cho nhà cung cấp hoặc đối ứng với TK Chi phí, Hàng tồn kho có vượt quá 20 triệu không?

Trên đây là 10 bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế cần thiết. Bao gồm các tài liệu như sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ, báo cáo tài chính, hợp đồng và các tài liệu liên quan khác. Doanh nghiệp nên tổ chức và lưu trữ các hồ sơ này một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Nếu quý vị cần chuyên gia tư vấn quyết toán thuế hãy liên hệ ngay 0973 53 59 56 để được hướng dẫn cụ thể.