4 Cách điều chỉnh hóa đơn sai sót hoặc bị thay thế khi kê khai

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn sai sót là điều không thể tránh khỏi. Sai sót này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ lỗi nhập liệu đơn giản đến các vấn đề phức tạp hơn liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc quy cách hàng hóa. Điều chỉnh hóa đơn sai không chỉ là một nghiệp vụ kế toán thông thường mà còn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Bài viết này MCC sẽ hướng dẫn chi tiết và cập nhật quy định mới 2026 về cách điều chỉnh hóa đơn sai.

Các cách điều chỉnh hoá đơn sai, bỏ sót hoặc bị thay thế 

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc điều chỉnh hoá đơn sai là xác định đúng lỗi sai sót. Bởi mỗi trường hợp sai sót sẽ có phương án xử lý khác nhau theo quy định của pháp luật. Dưới đây là một số trường hợp sai sót thường gặp và cách điều chỉnh hoá đơn sai theo đúng nguyên tắc.

Trường hợp hoá đơn sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

Trường hợp hoá đơn bị sai thông tin người mua như tên, địa chỉ,… những mã số thuế đúng là lỗi sai phổ biến nhất. Lỗi này không ảnh hướng đến nghĩa vụ thuế.

Cách lỗi hoá đơn sai thông tin:  Người xuất hoá đơn chỉ cần thông báo cho người mau về việc hoá đơn đã lập bị sai. Đồng thời người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Mẫu này được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đối với lỗi sai thông tin người mua nhưng đúng mã số thuế thì người bán không cần lập lại hoá đơn chỉ cần thực hiện gửi thông báo cho cơ quan thuế.

Trường hợp hoá đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hoá sai quy cách

Trường hợp hoá đơn bị sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, số tiền thuế hay hàng hoá sai quy cách thuộc những sai sót hoá đơn nghiêm trọng. Lỗi sai này ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế.

Người bán có thể xửa lý bằng cách lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn điện tử như sau:

Cách 1 Điều chỉnh hoá đơn: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh được ghi điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Cách 2 thay thế hoá đơn: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Thủ tục bổ sung trường hợp hoá đơn sai mã số thuế, số tiền bao gồm:

Văn bản thoả thuận trước khi điều chỉnh hoá đơn sai hoặc thay thế hoá đơn. Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức khác HKD, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai.

Thông báo cho bên mua: Nếu người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo người mua hoặc thông báo trên website của người bán. Đồng thời người bán cần thực hiện lưu trữ văn bản thoả thuận tại đơn vị, có thể xuất trình khi có yêu cầu.

Trường hợp lập sai nhiều hoá đơn trong cùng tháng cho cùng một người mua

Trường hợp này thường xảy ra khi có nhiều giao dịch phát sinh trong tháng với cùng một đối tác. Người bán có thể xử lý bằng cách lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hoá đơn đã lập sai trong cùng tháng.

Thủ tục điều chỉnh hoá đơn sai trong trường hợp này là bảng kê các hoá đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định.

Trường hợp đặc biệt: Hoá đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không

Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có văn bản thỏa thuận.

Quy trình điều chỉnh hoá đơn điện tử sai chi tiết

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, đã có những thay đổi quan trọng trong quy trình xử lý hóa đơn sai sót. Dưới đây là quy trình chi tiết cần tuân thủ:

Bước 1: Xác định hoá đơn sai sót và phân loại 

Kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn để xác định chính xác nội dung sai sót.

Phân loại sai sót theo các trường hợp đã nêu ở trên (sai tên, địa chỉ; sai mã số thuế; sai số tiền, thuế suất; sai hàng hóa;…). Việc phân loại đúng sẽ giúp xác định phương án xử lý phù hợp.

Bước 2: Lập văn bản thoả thuận

Trong trường hợp sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, cần lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Văn bản thỏa thuận cần ghi rõ các nội dung sai sót và thống nhất về phương án điều chỉnh.

Bước 3: Lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế

Căn cứ vào loại sai sót và thỏa thuận với người mua (nếu có), người bán lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Lưu ý: Cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định lựa chọn hình thức nào, vì hình thức đã chọn sẽ phải được áp dụng cho các lần xử lý tiếp theo nếu hóa đơn vẫn còn sai sót.

Bước 4: Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế

Hóa đơn điều chỉnh:

Lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Điều chỉnh các thông tin sai sót trên hóa đơn, ghi rõ điều chỉnh tăng (dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (dấu âm).

Hóa đơn thay thế:

Lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Ghi lại đầy đủ và chính xác các thông tin của hóa đơn gốc (đã lập sai) trên hóa đơn thay thế.

Bước 5: Thông báo với cơ quan thuế

Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua (nhưng đúng mã số thuế), người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Việc thông báo này cần được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Bước 6: Lưu trữ hoá đơn và văn bản liên quan

Người bán cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc (đã lập sai), hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận (nếu có), và các tài liệu liên quan khác.

Việc lưu trữ cần đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Mức xử phạt vi phạm về hoá đơn cập nhật 2026

Việc lập và sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt và các hành vi bị phạt được quy định chi tiết tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026. Dưới đây là một số hành vi vi phạm phổ biến và mức phạt tương ứng:

Hành vi lập hoá đơn không đúng thời điểm

Hành vi này bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào tính chất và mức độ của hành vi vi phạm (cảnh cáo hoặc phạt tiền).

Hành vi sử dụng hoá đơn không hợp pháp

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn được quy định tại Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Các hành vi vi phạm hoá đơn khác 

Ngoài ra, còn có nhiều hành vi vi phạm khác liên quan đến hóa đơn có thể bị xử phạt, như:

Lập hóa đơn sai nội dung.

Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Sử dụng hóa đơn giả.

Mua bán hóa đơn.

Lưu ý: Mức phạt có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình thực tế và các quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất để đảm bảo tuân thủ.

=> Xem thêm: Kỳ quy ước xuất hoá đơn

Cách kê khai bổ sung thuế GTGT khi điều chỉnh hoá đơn sai sót 

Khi điều chỉnh hóa đơn sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung thuế GTGT để đảm bảo tính chính xác của số liệu kê khai.

Các quy định kê khai bổ sung hoá đơn 

Thời hạn kê khai bổ sung:

Trước ngày 01/07/2026, thời hạn kê khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.

Từ ngày 01/07/2026 trở đi, thời hạn kê khai bổ sung là 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.

Hồ sơ khai bổ sung: Tờ khai bổ sung; Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan.

Cách kê khai hoá đơn bổ sung

Kê khai điều chỉnh tăng hoặc giảm số thuế GTGT đầu ra, đầu vào trên tờ khai bổ sung.

Giải trình rõ lý do điều chỉnh trong bản giải trình khai bổ sung.

Nộp tờ khai bổ sung và các tài liệu liên quan cho cơ quan thuế.

Việc điều chỉnh hóa đơn sai là một nghiệp vụ quan trọng và cần thiết để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật. Nắm vững quy trình và các quy định liên quan đến điều chỉnh hóa đơn, cũng như thường xuyên cập nhật các thay đổi của pháp luật là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính. Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và có tính năng hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn sai sót cũng là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn và giảm thiểu sai sót. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ, quy trình điều chỉnh hóa đơn có thể sẽ được tự động hóa và đơn giản hóa hơn nữa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

=> Xem thêm: Dịch vụ hoá đơn điện tử Đồng Nai