Làm Rõ Các Khoản Căn Cứ Đóng BHXH Theo Công Văn 6101/BHXH-QLT

Trong thực tế quản lý nhân sự và kế toán tại doanh nghiệp, việc xác định khoản nào phải đóng BHXH bắt buộc vẫn gây nhiều tranh cãi. Nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu sai rằng cứ trả cố định hàng tháng và ghi trong hợp đồng là phải đóng BHXH, dẫn đến tăng chi phí hoặc rủi ro khi bị thanh tra. 

Ngày 31/07/2026, Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn số 6101/BHXH-QLT nhằm làm rõ một số nội dung quan trọng liên quan đến việc xác định mức đóng BHXH bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết những điểm dễ bị hiểu sai và đưa ra ví dụ thực tế để doanh nghiệp áp dụng đúng.

1. Công văn 6101/BHXH-QLT nói về nội dung gì ?

Công văn 6101/BHXH-QLT khẳng định một nguyên tắc quan trọng: Không phải cứ trả cố định hàng tháng là phải đóng BHXH.

Cơ quan BHXH không chỉ nhìn vào cách thức chi trả (cố định hay không cố định) để kết luận. Yếu tố quyết định nằm ở bản chất khoản tiền, cách thỏa thuận trong hợp đồng lao động và hồ sơ thực tế mà doanh nghiệp đang lưu trữ, sử dụng. Nói cách khác, việc một khoản tiền được chi trả ổn định mỗi tháng không đồng nghĩa với việc khoản đó đương nhiên trở thành tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Doanh nghiệp cần xem xét toàn diện các yếu tố liên quan trước khi quyết định cộng hay không cộng vào mức đóng.

Đây là điểm khác biệt lớn so với cách hiểu phổ biến trước đây. Nhiều đơn vị vì sợ sai nên đã cộng hết mọi khoản hỗ trợ cố định vào lương đóng BHXH, dẫn đến chi phí tăng cao không cần thiết. Ngược lại, một số đơn vị khác lại tách khoản một cách gượng ép, chỉ đổi tên gọi mà không có cơ sở pháp lý vững chắc, dễ bị xử lý khi thanh tra.

2. Các khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở có phải đóng BHXH không?

Theo Công văn 6101/BHXH-QLT, các khoản hỗ trợ điện thoại, hỗ trợ đi lại, hỗ trợ nhà ở không phải đóng BHXH bắt buộc nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động (theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH).
• Không mang bản chất là tiền lương theo công việc hoặc chức danh.
• Được thỏa thuận rõ ràng và thể hiện đúng tính chất hỗ trợ, phúc lợi.

Quy định này vẫn áp dụng ngay cả khi các khoản hỗ trợ được chi trả cố định và ổn định hàng tháng. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ.

Tuy nhiên, cơ quan BHXH cũng lưu ý rất rõ: Không phải doanh nghiệp đặt tên “hỗ trợ” là sẽ được chấp nhận. BHXH sẽ xem xét bản chất giao dịch và toàn bộ hồ sơ liên quan. Nếu chỉ đơn thuần đổi tên tiền lương thành tiền hỗ trợ mà không có quy chế, thỏa thuận và chứng từ phù hợp thì vẫn có thể bị xác định là tiền lương để tính đóng BHXH.

3. 5 Yếu tố cần xem xét đồng thời khi xác định khoản đóng BHXH

Để xác định chính xác một khoản tiền có phải đóng BHXH hay không, doanh nghiệp và kế toán cần kiểm tra đồng thời năm yếu tố sau:

1. Bản chất khoản chi: Khoản tiền đó thực chất là tiền lương (gắn với công việc, chức danh, kết quả lao động) hay chỉ là khoản hỗ trợ, phúc lợi?
2. Nội dung hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng: Các khoản hỗ trợ có được ghi thành mục riêng, rõ ràng hay không? Việc ghi chung hoặc ghi mơ hồ sẽ làm tăng rủi ro bị tính đóng.
3. Quy chế lương, thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có ban hành quy chế quy định rõ đối tượng được hưởng, mức hưởng, điều kiện hưởng các khoản hỗ trợ hay không?
4. Sự thống nhất giữa bảng lương và chứng từ thực tế: Bảng lương, bảng chấm công và các chứng từ chi trả có phản ánh đúng những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng không?
5. Có dấu hiệu “đổi tên” tiền lương hay không: Nếu các khoản hỗ trợ chiếm tỷ trọng lớn, thay đổi theo vị trí công việc hoặc năng suất lao động, rất dễ bị xem là tiền lương được tách khoản.

Chỉ khi năm yếu tố trên thống nhất và thể hiện đúng bản chất hỗ trợ thì doanh nghiệp mới có cơ sở vững chắc để không tính đóng BHXH đối với các khoản đó.

Ví dụ cụ thể

4. Làm hồ sơ báo tăng lao động, điều chỉnh mức đóng có cần cung cấp hóa đơn ?

Đây là nội dung rất thiết thực với bộ phận nhân sự – kế toán khi thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan BHXH. Công văn 6101 khẳng định: Đối với thủ tục hồ sơ báo tăng lao động, điều chỉnh mức đóng, cơ quan BHXH không yêu cầu đơn vị cung cấp hóa đơn, tài liệu chứng minh.

Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào:

• Hợp đồng lao động
• Phụ lục hợp đồng lao động đã thỏa thuận, giao kết với người lao động

Để lập hồ sơ đơn vị tự kê khai, tự chịu trách nhiệm và có nghĩa vụ lưu trữ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương… để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Quy định này giúp giảm bớt thủ tục hành chính, nhưng cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về tính chính xác và trung thực trong việc kê khai của doanh nghiệp.

5. Khi thanh kiểm tra, cơ quan BHXH sẽ rà soát những gì ?

Theo Công văn 6101/BHXH-QLT, khi thực hiện kiểm tra và đối chiếu dữ liệu, cơ quan BHXH sẽ trực tiếp xem xét các hồ sơ thực tế mà doanh nghiệp sử dụng làm cơ sở kê khai và trích đóng BHXH. Các loại hồ sơ chính được rà soát bao gồm:

• Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng lao động
• Bảng lương
• Bảng chấm công
• Quy chế trả lương, quy chế phúc lợi của đơn vị

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đảm bảo sự thống nhất giữa các loại hồ sơ này. Nếu hợp đồng lao động ghi nhận khoản hỗ trợ nhà ở nhưng bảng lương không thể hiện rõ, hoặc quy chế nội bộ không có quy định cụ thể về đối tượng, mức hưởng và điều kiện hưởng, rủi ro bị yêu cầu giải trình hoặc bị truy thu là rất cao.

Trên thực tế, cơ quan BHXH không chỉ kiểm tra từng loại giấy tờ riêng lẻ mà còn đối chiếu chéo để đánh giá bản chất các khoản chi. Sự thiếu nhất quán giữa hợp đồng, bảng lương và quy chế thường là lý do chính khiến doanh nghiệp bị xác định lại mức đóng BHXH.

6. Điều quan trọng kế toán và chủ doanh nghiệp cần phải nắm

Việc xác định khoản nào phải đóng BHXH không dựa trên việc khoản đó có được trả cố định hàng tháng hay không, mà nó đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống hồ sơ chặt chẽ, thống nhất từ hợp đồng lao động, quy chế nội bộ đến bảng lương và chứng từ thực tế.

Những sai sót phổ biến cần tránh gồm:

• Chỉ đổi tên khoản tiền mà không thay đổi bản chất.
• Không ban hành quy chế phúc lợi hoặc quy chế chung chung, thiếu cụ thể.
• Bảng lương không tách rõ các khoản hỗ trợ đã ghi trong hợp đồng.
• Các khoản hỗ trợ thay đổi liên tục theo kết quả kinh doanh hoặc vị trí công việc mà không có căn cứ rõ ràng.

Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động hiện hành, đối chiếu với quy chế nội bộ và cách thể hiện trên bảng lương để kịp thời điều chỉnh nếu cần.

7. Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ đúng quy định?

Dựa trên các phân tích ở trên, doanh nghiệp và bộ phận kế toán – nhân sự nên thực hiện các bước sau:

1. Rà soát lại hợp đồng lao động hiện tại, xem các khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở đã được tách thành mục riêng hay chưa.
2. Xây dựng hoặc hoàn thiện quy chế lương, thưởng, phúc lợi với căn cứ rõ ràng cho từng khoản chi, gắn với đối tượng và lý do cụ thể.
3. Đảm bảo tính nhất quán giữa hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương và bảng chấm công thực tế.
4. Tránh việc “đổi tên” tiền lương thành tiền hỗ trợ một cách hình thức mà không có căn cứ thực chất, vì đây là điều dễ bị phát hiện khi thanh tra.
5. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan để sẵn sàng cho công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan BHXH khi cần.

Kết luận

Công văn 6101/BHXH-QLT của BHXH TP.HCM đã làm rõ: Việc xác định khoản nào phải đóng BHXH không dựa vào việc trả cố định hàng tháng, mà dựa trên bản chất khoản tiền, thỏa thuận trong hợp đồng lao động, quy chế doanh nghiệp và hồ sơ thực tế. Các khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở nếu ghi thành mục riêng và đúng bản chất hỗ trợ thì không phải đóng BHXH. Doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ chặt chẽ, thống nhất để tránh rủi ro khi thanh kiểm tra.

Xem thêm về Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp Đồng Nai